Form 956, seção 312A, e informar o Department quando você deixar de ser representado

Form 956 é o formulário que o Department usa para registar quem está autorizado a receber documentos e a agir em nome de um requerente. Muitos escritórios lembram-se de o apresentar quando começam a atuar, mas esquecem-se da segunda metade do trabalho: informar o Department quando deixam de atuar. Esse segundo passo não é apenas boa gestão de processos, é um dever legal ao abrigo da section 312A do Migration Act 1958.

O que o Form 956 faz#

O Form 956 chama-se Aconselhamento por um agente de migração/pessoa isenta sobre a prestação de assistência de imigração. É usado para informar o Department of Home Affairs de que um registered migration agent, ou uma pessoa isenta, como um Australian legal practitioner nas circunstâncias adequadas, está a prestar assistência de imigração em relação a um assunto.

Na prática, o formulário faz duas coisas importantes. Diz ao Department quem está a atuar e regista para onde a correspondência deve ser enviada se o representante estiver autorizado a receber documentos. É por isso que afeta o tratamento diário do processo, incluindo pedidos de mais informações, convites, notificações e decisões.

Este artigo trata apenas do processo. Nos termos da secção 280 do Migration Act 1958, prestar assistência de imigração na Austrália é restrito a agentes de migração registados e profissionais jurídicos australianos. A VisaBid não é um agente de migração nem um escritório de advogados. Este guia explica como funciona o sistema de notificação e por que a cessação de atuação também deve ser notificada.

O dever legal nos termos da section 312A#

A secção 312A do Migration Act 1958 exige que uma pessoa que presta assistência de imigração em ligação com um pedido de visto, patrocínio, nomeação, assunto de revisão de cancelamento e certos outros assuntos migratórios notifique o Department no formulário aprovado. O formulário aprovado para esse fim é geralmente o Form 956.

A mesma secção também abrange o fim desse acordo. Se a pessoa deixar de prestar assistência de imigração em relação ao assunto, o Departamento também deve ser notificado no formulário aprovado. Esta é a parte que muitas vezes é esquecida na prática.

Isso significa que há dois eventos separados a considerar. O primeiro é começar a atuar. O segundo é deixar de atuar, seja porque o processo terminou, o cliente mudou de representante, o acordo terminou, o representante se retirou, ou a prática fechou ou transferiu trabalho.

Esta obrigação existe juntamente com os deveres de conduta profissional. Para agentes de migração registados, o Migration Agents Code of Conduct 2021 também importa, especialmente quanto a acordos escritos, taxas, manutenção de registos e devolução de documentos, incluindo s42, s46, s49, s54 e s56. O Code e o Act têm funções diferentes, mas encontram-se na gestão diária de um assunto.

Quando um representante normalmente apresenta o Form 956#

A apresentação do Form 956 ao começar a atuar é rotineira. Normalmente acontece no momento em que um pedido de visto, nomeação, patrocínio ou outro pedido é apresentado, ou pouco depois de um representante ser contratado num assunto já existente.

O formulário é normalmente usado quando um agente de migração registado é nomeado para preparar e apresentar um pedido, comunicar com o Departamento ou receber correspondência. Também pode ser usado se houver uma mudança de um representante para outro. Nesse caso, o Departamento precisa de um registo atual claro de quem está a atuar e de quem está autorizado a receber documentos.

Um registo limpo é importante porque o Department geralmente trabalha com o que está no processo. Se um representante antigo continuar registado depois de ter deixado de atuar, a correspondência pode continuar a ser enviada para a pessoa errada. Isso pode criar problemas práticos com prazos, pedidos e notificações.

Antes de contratar qualquer prestador, é sensato confirmar que está devidamente registado ou de outra forma legalmente autorizado a atuar. O VisaBid tem uma forma simples de ferramenta de verificação do operador, e os detalhes da OMARA também podem ser verificados no registo público. Um registered migration agent deve também fornecer o guia do consumidor antes de iniciar os serviços ao abrigo do Code s38.

Deixar de atuar não é arrumação opcional#

Notificar o Department de que um representante deixou de atuar às vezes é tratado como um extra administrativo. Não é. Nos termos da section 312A, notificar que a immigration assistance cessou faz parte do quadro legal.

Isto importa no fim de um processo, mas também durante um assunto em curso. Um representante pode deixar de atuar porque os honorários não foram pagos, o cliente mudou para outro consultor, a relação se deteriorou, surgiu um conflito, ou o representante já não consegue continuar. Seja qual for o motivo, se a assistência de imigração tiver cessado em relação ao assunto, o Departamento deve ser notificado usando o formulário aprovado.

Os escritórios às vezes presumem que fechar o processo internamente é suficiente. Não é suficiente para os registos do Department. O processo do Department ainda pode mostrar o representante como contacto autorizado até que uma atualização adequada seja apresentada.

Isto pode tornar-se grave se um pedido de mais informações, um aviso de intenção ou uma decisão for enviado a um representante anterior que já não está a acompanhar o processo. A questão deixa então de ser mais do que um incómodo administrativo. Pode afetar se a correspondência é vista e tratada a tempo.

Situações comuns em que o aviso de cessação passa despercebido#

Um problema comum é o ficheiro “assunto concluído”. Um escritório apresenta um pedido, o ficheiro fica parado e a equipa segue para outros assuntos. Meses depois, o cliente decide não continuar com esse escritório, ou o escritório assume que a função terminou naturalmente, mas não é enviado qualquer aviso formal de cessação.

Outra situação comum é uma transferência entre consultores. Um novo representante pode enviar o seu próprio Form 956, mas o representante anterior não documenta separadamente que deixou de atuar. Em alguns processos, a nova nomeação pode resolver o problema prático, mas confiar apenas nisso não é um bom procedimento.

Reestruturações do escritório também criam risco. Se um agente sai de uma empresa, se os processos são vendidos, ou se um escritório individual fecha, alguém ainda precisa verificar o que o registo do Department mostra para cada assunto ativo. Planilhas internas de transferência não substituem a notificação exigida pela section 312A.

Há também o processo difícil, em que os serviços são terminados ao abrigo do acordo escrito de serviços (service agreement). Nos termos do Code s42, os serviços e os termos devem ser definidos por escrito. Se o acordo terminar antes de o assunto terminar, o registo no Department ainda precisa de atenção.

Boas práticas para empresas e agentes#

A abordagem mais segura é tratar os eventos do Form 956 como marcos em todos os processos. Deve haver um passo registado para o início da representação, e um passo registado separado para o fim da representação. Isto é tão importante como a faturação, as notas do processo e a devolução de documentos.

Para agentes registados, o acordo escrito nos termos do Código s42 deve deixar claro quando os serviços começam e quando terminam. As informações sobre a estrutura de honorários nos termos da s46, faturas e recibos nos termos da s49, e o tratamento do dinheiro do cliente nos termos da s50 também ajudam a definir a duração do mandato. Quando o mandato termina, a notificação ao Department deve fazer parte da lista de verificação de encerramento.

Os procedimentos de encerramento de ficheiro também devem incluir devolução de documentos e retenção de registos. Ao abrigo do Code s54, os documentos do cliente devem ser devolvidos no prazo de 14 dias após pedido, sujeito a exceções limitadas. Ao abrigo de s56, os registos devem geralmente ser mantidos por sete anos. Esses deveres são diferentes da seção 312A, mas normalmente surgem ao mesmo tempo.

Uma lista de verificação prática para um escritório pode incluir estes passos:

• confirmar se o representante ainda consta no processo do Department
• envie o formulário aprovado para registar que a atuação cessou
• manter prova de envio ou apresentação em arquivo
• atualizar a nota do ficheiro do cliente e o estado interno do assunto
• devolver documentos do cliente quando exigido
• reter o processo em conformidade com o Code s56

Para os requerentes que comparam prestadores, também ajuda compreender como é um envolvimento adequado. Um agente de migração registado deve primeiro fornecer o consumer guide ao abrigo da Code s38, apresentar um acordo por escrito ao abrigo da s42 e explicar claramente os honorários ao abrigo da s46. O página do guia do consumidor e página de pedido de orçamento dão um ponto de partida útil para comparar prestadores quanto ao processo e à transparência.

Por que isso importa para requerentes e para representantes#

Para os requerentes, a questão principal é a comunicação. O Departamento precisa de um registo atual e exato de quem está a atuar e para onde os avisos devem ser enviados. Se esse registo estiver errado, correspondência importante pode não chegar ao lugar certo no momento certo.

Para representantes, a questão é conformidade e controlo de risco. A Section 312A não se limita ao início de um assunto. Também cobre o momento em que a immigration assistance (assistência migratória) termina. Um escritório que trata do formulário de início mas ignora o formulário de cessação está apenas a fazer metade do trabalho.

Uma notificação correta também reduz disputas posteriores sobre responsabilidade. Se um antigo representante continuar no ficheiro do Department, pode haver confusão sobre quem deveria ter recebido um pedido ou monitorizado um prazo. Um aviso imediato de cessação ajuda a criar uma linha clara entre o período de contratação e o período após o seu fim.

Esta é uma das razões pelas quais consumidores cuidadosos muitas vezes comparam mais do que o preço. Os honorários profissionais variam consoante a complexidade e o prestador, e algumas empresas cobram honorários fixos enquanto outras usam faturação por fases. Os pontos de comparação úteis são muitas vezes a clareza do âmbito, os acordos de comunicação, e se o prestador segue o Code e os passos básicos do processo. O estimador de custos e biblioteca de guias pode ajudar com essa comparação mais ampla.

Perguntas comuns#

Preciso de enviar o Form 956 se um agente deixar de me representar?#

O Form 956 é geralmente usado para notificar o Department tanto quando a immigration assistance começa como quando termina. A secção 312A do Migration Act 1958 abrange ambos os eventos, não apenas a primeira nomeação. O processo no Department deve mostrar a posição atual para que a correspondência vá para o lugar certo.

O que acontece se o Department não for informado de que um representante deixou de atuar?#

O antigo representante pode continuar registado como a pessoa que atua ou recebe documentos. Isso pode fazer com que a correspondência seja enviada a alguém que já não está a acompanhar o assunto. Na prática, isso pode causar mensagens perdidas, confusão sobre a responsabilidade e disputas sobre quem deveria responder.

O Form 956 é apenas para agentes de migração?#

Não. O formulário também pode ser relevante para pessoas isentas que têm permissão para prestar immigration assistance nas circunstâncias previstas na lei, incluindo certos Australian legal practitioners. A secção 280 do Migration Act 1958 restringe quem pode prestar immigration assistance na Austrália.

Um novo Form 956 de um novo agente corrige automaticamente o antigo?#

Uma nova nomeação pode atualizar o registo atual do Department, mas a boa prática é não confiar em suposições. A secção 312A cria o dever de notificar tanto o início como o fim da immigration assistance. Os escritórios normalmente gerem isto melhor tratando o início e a cessação como passos de conformidade separados.

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Sobre este guia. Esta é informação geral sobre como um processo funciona na Austrália. Não é assistência de imigração e não é aconselhamento sobre a sua situação. Ao abrigo da section 280 do Migration Act 1958 apenas um registered migration agent ou um Australian legal practitioner pode dar isso a você. As taxas do governo são indexadas e a maioria muda em 1 July, por isso verifique qualquer valor em immi.homeaffairs.gov.au, e verifique qualquer agente no registo OMARA (autoridade de registo dos agentes de migração).