Form 956, section 312A, dan memberi tahu Departemen saat Anda berhenti bertindak

Form 956 adalah formulir yang digunakan Department untuk mencatat siapa yang berwenang menerima dokumen dan bertindak atas nama pemohon. Banyak praktik ingat untuk mengajukannya saat mereka mulai bertindak, tetapi lupa bagian kedua dari tugas itu: memberi tahu Department saat mereka berhenti bertindak. Langkah kedua itu bukan hanya pengelolaan berkas yang baik, itu adalah kewajiban menurut undang-undang berdasarkan section 312A dari Migration Act 1958.

Apa yang dilakukan Form 956#

Form 956 disebut Nasihat oleh agen migrasi/orang yang dikecualikan tentang pemberian immigration assistance. Ini digunakan untuk memberi tahu Department of Home Affairs bahwa agen migrasi terdaftar, atau orang yang dikecualikan seperti Australian legal practitioner dalam keadaan yang tepat, sedang memberikan bantuan imigrasi terkait suatu perkara.

Dalam praktiknya, formulir ini melakukan dua hal penting. Formulir ini memberi tahu Department siapa yang bertindak, dan mencatat ke mana korespondensi harus dikirim jika perwakilan diberi wewenang untuk menerima dokumen. Itulah sebabnya ini memengaruhi penanganan perkara sehari-hari, termasuk permintaan informasi tambahan, undangan, pemberitahuan, dan keputusan.

Artikel ini hanya tentang proses. Berdasarkan section 280 of the Migration Act 1958, pemberian immigration assistance di Australia dibatasi untuk registered migration agents dan Australian legal practitioners. VisaBid bukan agen migrasi atau firma hukum. Panduan ini menjelaskan cara kerja sistem pemberitahuan dan mengapa berhenti bertindak juga harus diberitahukan.

Kewajiban hukum menurut section 312A#

Bagian 312A dari Migration Act 1958 mewajibkan seseorang yang memberikan bantuan imigrasi sehubungan dengan permohonan visa, sponsorship, nomination, perkara peninjauan pembatalan, dan perkara migrasi tertentu lainnya untuk memberi tahu Department dalam formulir yang disetujui. Formulir yang disetujui untuk tujuan itu umumnya adalah Form 956.

Bagian yang sama juga mencakup akhir dari pengaturan tersebut. Jika orang itu berhenti memberikan bantuan imigrasi sehubungan dengan masalah tersebut, Department juga harus diberi tahu dalam formulir yang disetujui. Inilah bagian yang sering terlewat dalam praktik.

Itu berarti ada dua peristiwa terpisah yang perlu dipikirkan. Yang pertama adalah mulai bertindak. Yang kedua adalah berhenti bertindak, baik karena berkas selesai, klien mengganti perwakilan, perjanjian berakhir, perwakilan mengundurkan diri, atau praktik ditutup atau pekerjaannya dialihkan.

Kewajiban ini berjalan berdampingan dengan tugas perilaku profesional. Untuk registered migration agents, Migration Agents Code of Conduct 2021 juga penting, terutama terkait perjanjian tertulis, biaya, penyimpanan catatan, dan pengembalian dokumen, termasuk s42, s46, s49, s54 dan s56. Code dan Act memiliki fungsi yang berbeda, tetapi keduanya bertemu dalam penanganan sehari-hari suatu perkara.

Kapan seorang perwakilan biasanya mengajukan Form 956#

Mengajukan Form 956 saat mulai bertindak adalah hal yang rutin. Ini biasanya terjadi pada atau sekitar saat permohonan visa, nominasi, sponsorship, atau permintaan lain diajukan, atau segera setelah seorang perwakilan ditunjuk dalam perkara yang sudah ada.

Formulir ini umum digunakan ketika registered migration agent ditunjuk untuk menyiapkan dan mengajukan permohonan, berkomunikasi dengan Department, atau menerima korespondensi. Formulir ini juga dapat digunakan jika ada perubahan dari satu perwakilan ke perwakilan lain. Dalam hal itu, Department memerlukan catatan terkini yang jelas tentang siapa yang bertindak dan siapa yang berwenang menerima dokumen.

Catatan yang bersih penting karena Department umumnya bekerja berdasarkan apa yang ada dalam berkas. Jika perwakilan lama masih tercatat setelah mereka berhenti bertindak, korespondensi mungkin terus dikirim kepada orang yang salah. Itu dapat menimbulkan masalah praktis dengan tenggat, permintaan, dan pemberitahuan.

Sebelum menggunakan penyedia mana pun, sebaiknya pastikan bahwa mereka terdaftar dengan benar atau memang berhak bertindak. VisaBid memiliki cara sederhana alat pemeriksaan operator, dan detail OMARA juga dapat diperiksa pada daftar publik. Agen migrasi terdaftar juga harus memberikan panduan konsumen sebelum memulai layanan berdasarkan Kode s38.

Berhenti bertindak bukan urusan administrasi yang opsional#

Memberi tahu Department bahwa seorang perwakilan telah berhenti bertindak kadang dianggap sebagai tambahan admin. Bukan begitu. Berdasarkan section 312A, pemberitahuan bahwa immigration assistance telah berhenti adalah bagian dari kerangka hukum.

Ini penting pada akhir sebuah berkas, tetapi juga selama perkara yang masih berjalan. Seorang perwakilan dapat berhenti bertindak karena biaya belum dibayar, klien telah pindah ke penasihat lain, hubungan telah rusak, timbul konflik, atau perwakilan tidak lagi dapat melanjutkan. Apa pun alasannya, jika bantuan imigrasi telah berhenti terkait perkara tersebut, Department harus diberi tahu menggunakan formulir yang disetujui.

Praktik terkadang menganggap bahwa menutup berkas secara internal sudah cukup. Itu tidak cukup untuk catatan Department. Berkas Department mungkin masih menunjukkan perwakilan tersebut sebagai kontak yang berwenang sampai pembaruan yang benar diajukan.

Ini dapat menjadi serius jika permintaan informasi tambahan, pemberitahuan niat, atau keputusan dikirim kepada perwakilan sebelumnya yang tidak lagi memantau berkas. Masalahnya kemudian menjadi lebih dari sekadar ketidaknyamanan administratif. Ini dapat memengaruhi apakah korespondensi dilihat dan ditindaklanjuti tepat waktu.

Situasi umum ketika pemberitahuan penghentian terlewat#

Satu masalah umum adalah berkas “matter completed”. Sebuah praktik mengajukan permohonan, lalu berkas menjadi sepi, dan staf beralih ke hal lain. Beberapa bulan kemudian, klien memutuskan untuk tidak melanjutkan dengan praktik itu, atau praktik tersebut menganggap perannya secara alami telah berakhir, tetapi tidak ada pemberitahuan penghentian resmi yang dikirim.

Situasi umum lainnya adalah perpindahan antara penasihat. Perwakilan baru dapat mengirim Form 956 mereka sendiri, tetapi perwakilan sebelumnya tidak mendokumentasikan secara terpisah bahwa mereka telah berhenti bertindak. Dalam beberapa berkas, penunjukan baru dapat menyelesaikan masalah praktis, tetapi hanya mengandalkan itu bukan proses yang baik.

Restrukturisasi praktik juga menimbulkan risiko. Jika seorang agen meninggalkan firma, jika berkas dijual, atau jika praktik tunggal tutup, seseorang tetap perlu memeriksa apa yang ditunjukkan catatan Department untuk setiap perkara aktif. Spreadsheet serah terima internal tidak menggantikan pemberitahuan yang diwajibkan berdasarkan section 312A.

Ada juga berkas yang sulit, ketika layanan dihentikan berdasarkan perjanjian tertulis. Berdasarkan Code s42, layanan dan ketentuannya harus ditetapkan secara tertulis. Jika pengaturan berakhir sebelum perkara berakhir, catatan Department tetap perlu diperhatikan.

Praktik yang baik untuk firma dan agen#

Pendekatan yang paling aman adalah memperlakukan peristiwa Form 956 sebagai tonggak dalam setiap berkas. Harus ada langkah yang dicatat untuk mulai bertindak, dan langkah tercatat yang terpisah untuk berhenti bertindak. Ini sama pentingnya dengan penagihan, catatan berkas, dan pengembalian dokumen.

Untuk agen migrasi terdaftar, perjanjian tertulis menurut Code s42 harus menjelaskan kapan layanan dimulai dan kapan berakhir. Informasi struktur biaya menurut s46, faktur dan tanda terima menurut s49, serta penanganan uang klien menurut s50 juga membantu menentukan masa retainer. Ketika retainer berakhir, pemberitahuan kepada Department harus menjadi bagian dari daftar periksa penutupan.

Prosedur penutupan berkas juga harus mencakup pengembalian dokumen dan penyimpanan catatan. Berdasarkan Code s54, dokumen klien harus dikembalikan dalam 14 hari sejak diminta, dengan pengecualian terbatas. Berdasarkan s56, catatan umumnya harus disimpan selama tujuh tahun. Kewajiban tersebut berbeda dari section 312A, tetapi biasanya muncul pada saat yang sama.

Daftar periksa praktis untuk sebuah praktik dapat mencakup langkah-langkah ini:

• konfirmasi apakah perwakilan tersebut masih tercatat dalam berkas Department
• ajukan formulir yang disetujui untuk mencatat bahwa tindakan mewakili telah berhenti
• simpan bukti pengiriman atau pengajuan dalam berkas
• memperbarui catatan berkas klien dan status perkara internal
• mengembalikan dokumen klien jika diwajibkan
• simpan berkas sesuai dengan Code s56

Bagi pemohon yang membandingkan penyedia, memahami seperti apa keterlibatan yang benar juga membantu. Agen migrasi terdaftar harus terlebih dahulu memberikan panduan konsumen berdasarkan Code s38, menetapkan perjanjian tertulis berdasarkan s42, dan menjelaskan biaya dengan jelas berdasarkan s46. VisaBid’s halaman panduan konsumen dan halaman permintaan penawaran memberikan titik awal yang berguna untuk membandingkan penyedia berdasarkan proses dan transparansi.

Mengapa ini penting bagi pemohon dan bagi perwakilan#

Bagi pemohon, isu utamanya adalah komunikasi. Departemen memerlukan catatan yang mutakhir dan akurat tentang siapa yang bertindak dan ke mana pemberitahuan harus dikirim. Jika catatan itu salah, korespondensi penting mungkin tidak sampai ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Bagi perwakilan, masalahnya adalah kepatuhan dan pengendalian risiko. Section 312A tidak terbatas pada awal suatu perkara. Bagian ini juga mencakup saat bantuan imigrasi (immigration assistance) berhenti. Praktik yang menangani formulir permulaan tetapi mengabaikan formulir penghentian hanya melakukan setengah dari pekerjaan.

Pemberitahuan yang akurat juga mengurangi sengketa di kemudian hari tentang tanggung jawab. Jika mantan perwakilan masih tercantum dalam berkas Department, bisa timbul kebingungan tentang siapa yang seharusnya menerima permintaan atau memantau tenggat waktu. Pemberitahuan penghentian yang segera membantu membuat batas yang jelas antara masa penugasan dan masa setelah itu berakhir.

Ini salah satu alasan konsumen yang berhati-hati sering membandingkan lebih dari sekadar harga. Biaya profesional berbeda menurut tingkat kerumitan dan penyedia, dan beberapa firma mengenakan biaya tetap sementara yang lain menggunakan penagihan per tahap. Titik perbandingan yang berguna sering kali adalah kejelasan ruang lingkup, pengaturan komunikasi, dan apakah penyedia mengikuti Kode serta langkah proses dasar. VisaBid’s perkiraan biaya dan pustaka panduan dapat membantu dengan perbandingan yang lebih luas itu.

Pertanyaan umum#

Apakah saya perlu mengirim Form 956 jika seorang agen berhenti mewakili saya?#

Form 956 umumnya digunakan untuk memberi tahu Department baik saat bantuan imigrasi dimulai maupun saat dihentikan. Section 312A of the Migration Act 1958 mencakup kedua peristiwa itu, bukan hanya penunjukan pertama. Berkas Department seharusnya menunjukkan posisi saat ini agar korespondensi dikirim ke tempat yang tepat.

Apa yang terjadi jika Department tidak diberi tahu bahwa seorang perwakilan telah berhenti bertindak?#

Perwakilan lama mungkin tetap tercatat sebagai orang yang bertindak atau menerima dokumen. Itu dapat menyebabkan korespondensi dikirim kepada seseorang yang tidak lagi memantau perkara tersebut. Dalam praktiknya, ini dapat menimbulkan pesan yang terlewat, kebingungan tentang tanggung jawab, dan sengketa tentang siapa yang seharusnya merespons.

Apakah Form 956 hanya untuk agen migrasi?#

Tidak. Formulir tersebut juga dapat relevan bagi orang yang dikecualikan yang diizinkan memberikan bantuan imigrasi dalam keadaan yang ditetapkan oleh hukum, termasuk praktisi hukum Australia tertentu. Section 280 of the Migration Act 1958 membatasi siapa yang dapat memberikan bantuan imigrasi di Australia.

Apakah Form 956 baru dari agen baru otomatis memperbaiki yang lama?#

Penunjukan baru dapat memperbarui catatan Department saat ini, tetapi praktik yang baik adalah tidak bergantung pada asumsi. Section 312A menciptakan kewajiban untuk memberi tahu baik dimulainya maupun berakhirnya immigration assistance. Praktik biasanya mengelola ini dengan paling baik dengan memperlakukan commencement dan cessation sebagai langkah kepatuhan yang terpisah.

---

Tentang panduan ini. Ini adalah informasi umum tentang bagaimana suatu proses bekerja di Australia. Ini bukan immigration assistance dan ini bukan nasihat tentang situasi Anda. Berdasarkan section 280 dari Migration Act 1958 hanya registered migration agent atau Australian legal practitioner yang dapat memberi Anda itu. Biaya pemerintah diindeks dan sebagian besar berubah pada 1 July, jadi periksa angka apa pun di immi.homeaffairs.gov.au, dan periksa agen mana pun di register OMARA.