你的文件屬於你：如何取回你的檔案

如果專業關係破裂，第一個實際問題往往是文件。護照、無犯罪證明、翻譯、截圖、表格和往來信件可能很難補回，而延誤可能影響簽證期限。

對註冊移民代理而言，Migration Agents Code of Conduct 2021 對客戶文件訂有明確規則。Section 54 處理在提出要求後歸還文件，section 56 處理紀錄必須保存多久。

第 54 條對取回文件的規定#

Migration Agents Code of Conduct 2021 第 54 條規定，registered migration agent 必須在客戶提出要求後 14 天內歸還客戶文件。

當代理人不再代表、客戶想改換其他代表，或客戶只是想取得完整檔案副本時，這項規則就很重要。14 天是從提出要求時開始計算，不是從代理人有空整理檔案時開始。

這項規則是關於屬於客戶的文件。實務上，這通常包括原始身分文件、民事文件、資格證明、由客戶提供的翻譯文件，以及代表客戶準備並遞交的申請資料副本。

第54條是註冊移民代理專業規則的一部分。它不取決於費用是否仍有爭議，也不取決於事情是否以不愉快方式結束。費用爭議和要求歸還文件是兩個分開的問題。

代理人必須退還什麼#

起點其實很簡單：客戶自己的文件就是客戶的財產。如果客戶為了移民工作把正本或副本交給代理人，第54條要求在提出要求後 14 days 內歸還這些文件。

常被退回的項目包括：

• 為了身分識別而提供的護照和旅行文件
• 出生、結婚和離婚證明
• 無犯罪證明和健康文件
• 學歷紀錄、工作推薦信和執照
• 為此事項取得的翻譯和認證副本
• 已遞交的表格和支持文件
• 代表客戶收到的 Department 通訊
• 已提供給客戶的陳述、副本和附件，或為客戶案件準備的陳述、副本和附件

如果檔案是電子形式，返還文件可能表示透過電郵、安全傳輸、USB 或其他雙方同意的方法發送數位副本。如果文件是實體正本，通常較安全的做法是當面領取、快遞或掛號郵寄。

如果 registered migration agent 依據 Form 956 擔任 authorised recipient，檔案中可能包含重要的部門通知。這些紀錄是移民事項的一部分，通常對客戶能否與新代表繼續程序至關重要。

代理可以保留什麼#

第 54 條並不表示辦公室中的每一項物品都必須交給客戶。代理可以保留其依法必須保留的紀錄，特別是因為第 56 條施加了保存義務。

概括來說，代理可能可以保留：

• 他們自己的內部辦公室紀錄
• 利益衝突查核和行政備註
• 會計紀錄、發票和收據
• 在相關情況下，根據第 49 和 50 條的信託帳戶或客戶帳戶紀錄
• 為遵守法律、保險或專業義務所需的副本
• 可支持以下內容的紀錄：做了哪些工作、何時完成，以及依據第 42、46 和 49 條收取了哪些費用

一個實際重點是，歸還文件和保留副本是兩回事。客戶可以取回護照、證明或翻譯的正本，而代理人則可為合規目的在檔案中保留掃描副本。

Working notes can be more complicated. A final lodged form, final submission or final set of attachments is usually part of the client file. Purely internal notes about office management, staff allocation or billing are different from the client’s core documents and are commonly retained by the practice.

第 56 條中的七年保存規則#

《Migration Agents Code of Conduct 2021》第 56 條要求註冊移民代理保存某些紀錄七年。

該保存期限對雙方都很重要。對客戶來說，這表示代理在事項結束後很久，仍可能持有副本。對代理來說，這表示有明確的合規理由去妥善保存協議、文件、已完成工作、已收款項和通訊紀錄。

七年保存義務通常涵蓋的紀錄包括：

• 第 42 條規定的書面服務協議
• 顯示第 46 條下費用結構的紀錄
• 第 49 條下的發票與收據
• 如相關，依第 50 條的客戶帳戶紀錄
• 移民事項中使用的重要文件副本
• 與已執行工作相關的檔案筆記和通訊

保存紀錄七年，並不會取消根據 section 54 應客戶要求返還其文件的義務。這兩項規則是一起運作的。客戶取回自己的文件，而代理保留合規所需的紀錄。

這也是許多業務會把收到的所有文件都掃描的原因之一。這讓他們能快速歸還正本，同時仍符合七年保存紀錄規則。

如何要求取回您的檔案#

清楚的書面要求通常是處理這個問題最快的方法。要求中可以列出想要的文件，要求提供正本及整份檔案的完整電子副本，並說明文件應寄送到哪裡。

實際的請求通常包括：

• 客戶的全名和出生日期
• 事項參考編號，如已知
• 要求的日期
• 需退還的原始文件清單
• 要求提供已遞交表格、陳述文件及 Department 通訊的副本
• 偏好的送達方式
• 提到第 54 條及其 14 day 要求的期限

It is sensible to keep a copy of the request and any response. If the representative is changing, it can also help to revoke or replace Form 956 promptly so future Department correspondence goes to the correct person. The rules around Form 956 sit under the Migration Act 1958, including section 312A.

如果代理人願意配合，交接通常屬於行政作業。原代表會返還文件、提供檔案副本，而任何新代表都可以檢視資料並決定還需要哪些進一步資訊。

如果關係已經破裂，書面溝通通常比電話更好。只要清楚要求返還文件並引用第 54 條，一封簡短電郵就足夠。

如果文件未被歸還該怎麼辦#

如果註冊移民代理在收到要求後 14 days 內沒有歸還文件，第一步通常是再次以書面跟進。附上較早前的要求，並再次提及《行為守則》第54條，會有幫助。

如果該人被描述為註冊移民代理，值得確認其註冊詳情和 MARN。VisaBid 的 業者查核頁面 說明如何查核某人是否已註冊，以及其資料中應出現哪些細節，包括第 25 條中的 MARN（移民代理註冊號碼）要求。

如果問題仍未解決，下一步可能是透過適當的投訴管道提出投訴。VisaBid 有一個一般頁面說明 投訴 說明不同類型的行為疑慮通常應向哪裡提出。

Not every person offering migration help is allowed to do it. Under section 280 of the Migration Act 1958, it is a criminal offence to give immigration assistance in Australia unless the person is a registered migration agent or an Australian legal practitioner. Charging for unregistered assistance is separately dealt with under section 281.

如果客戶需要新的代表，檔案交接往往是最先討論的事情之一。在 VisaBid，上架者可以 描述你的事項並取得報價 來自 registered migration agents 和 Australian legal practitioners 的報價，然後在委任新的人之前，比較明細價格與服務範圍。

為什麼檔案所有權在真實案例中很重要#

移民事務往往取決於數月或數年來收集的紀錄。缺少護照影本、工作證明信、關係紀錄或無犯罪紀錄查核，可能拖慢新的申請、對部門的回覆，或移交給新代表的過程。

檔案存取也影響透明度。書面協議、發票和收據顯示了同意進行哪些工作、收取了哪些費用，以及已支付了哪些款項。這些紀錄與 Code of Conduct 的 sections 42、46 和 49 有關。

For clients, having a full copy of the file can make it easier to check dates, documents and earlier statements. That matters because false documents or false information can carry serious consequences under the Migration Act 1958, including section 234, section 245AR and Public Interest Criterion 4020.

對代理而言，良好的檔案返還流程可減少爭議並支持合規。及時歸還正本，同時妥善保存副本七年，通常是同時符合 section 54 和 section 56 的最安全做法。

常見問題#

移民代理可以在我付清帳單前扣留我的護照嗎？#

Section 54 規定，客戶文件必須在提出要求後 14 days 內歸還。費用爭議不會改變歸還客戶文件的義務。帳單問題通常會透過 service agreement、發票及任何投訴程序另外處理。

我會拿到整個移民案件檔案，還是只有原始文件？#

Section 54 is mainly about returning the client’s documents, and in practice that usually includes originals plus copies of key file material such as lodged forms and Department correspondence. An agent may still keep copies and internal compliance records because section 56 requires records to be retained for seven years.

移民代理必須保存我的紀錄多久？#

Migration Agents Code of Conduct 2021 的 Section 56 要求某些紀錄保存七年。這通常包括書面協議、費用紀錄、收據、重要通訊，以及在該事項中使用材料的副本。

如果我的移民代理無視我索取文件的要求，怎麼辦？#

下一步通常是發出書面跟進，並引用第 54 條。如果該人是註冊移民代理，仍可查核其註冊狀態；若文件仍未返還，也可以透過適當管道提出投訴。

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關於本指南。 這是關於某項程序在澳洲如何運作的一般資訊。這不是 immigration assistance，也不是針對你情況的建議。根據 section 280 of the Migration Act 1958 只有註冊移民代理或澳洲法律執業者可以提供這項服務。政府收費會按指數調整，而且大多數會在 1 July 變更，所以請自行查核任何金額於 immi.homeaffairs.gov.au, 並在以下位置查核任何代理 OMARA（移民代理註冊管理局）名冊.