Hanya tunai, rekening pribadi, dan pembayaran ke negara ketiga

Membayar agen atau pengacara secara tunai, ke rekening bank pribadi, atau kepada seseorang di negara lain dapat menimbulkan masalah sederhana di kemudian hari: mungkin tidak ada catatan yang jelas tentang siapa yang menerima uang, untuk apa uang itu, atau apakah uang itu pernah diterima. Jika ada sengketa, penundaan, atau keluhan, bukti itu penting. Jejak pembayaran yang profesional melindungi kedua belah pihak.

Mengapa faktur yang benar itu penting#

Agen migrasi terdaftar atau praktisi hukum Australia biasanya menagih melalui rekening bisnis, bukan rekening pribadi. Faktur harus mengidentifikasi bisnis tersebut, menampilkan ABN jika berlaku, dan menjelaskan dengan jelas layanan apa yang ditagihkan. Itu membuat transaksi dapat ditelusuri.

Untuk agen migrasi, Code of Conduct mewajibkan adanya perjanjian tertulis (service agreement) sebelum biaya diambil, dengan struktur biaya dijelaskan dengan jelas, lihat s42 dan s46. Code juga mewajibkan invoice dan receipt, lihat s49. Jika uang diminta sebelum ada perjanjian tertulis, itu bertentangan dengan s51.

Faktur yang benar juga membantu memisahkan biaya profesional dari biaya pemerintah, biaya pihak ketiga, dan pengeluaran (disbursements). Ini penting karena biaya-biaya ini adalah hal yang berbeda. Klien dapat membandingkan penawaran dengan lebih mudah ketika setiap item dicantumkan dengan jelas, yang merupakan salah satu alasan orang menggunakan VisaBid sejak awal.

Jika orang yang meminta pembayaran tidak dapat menunjukkan faktur bisnis, itu tidak otomatis membuktikan adanya pelanggaran. Tetapi itu menghilangkan salah satu catatan dasar yang biasanya ada dalam layanan profesional.

Rekening bisnis, rekening pribadi, dan mengapa perbedaannya penting#

Akun bisnis membuat catatan pembayaran atas nama praktik atau bisnis yang memberikan layanan. Catatan itu biasanya cocok dengan perjanjian penunjukan, invoice, dan receipt. Jika nanti ada keluhan, permintaan pengembalian dana, atau pertanyaan pajak, dokumen-dokumen itu lebih mudah dicocokkan.

Akun pribadi berbeda. Nama akun mungkin tidak cocok dengan nama di situs web, halaman media sosial, kartu nama, atau dokumen penunjukan. Itu dapat membuat lebih sulit untuk menunjukkan siapa yang sebenarnya menerima dana tersebut dan apakah uang itu diambil oleh profesional terdaftar, seorang karyawan, kerabat, atau orang lain sama sekali.

Ini penting karena hanya orang tertentu yang secara sah dapat memberikan bantuan imigrasi di Australia. Berdasarkan s280 dari Migration Act 1958, memberikan bantuan imigrasi saat tidak terdaftar adalah tindak pidana kecuali orang tersebut adalah registered migration agent atau Australian legal practitioner. Berdasarkan s281, mengenakan biaya untuk bantuan tersebut saat tidak terdaftar juga merupakan pelanggaran. Jejak pembayaran bisnis yang rapi tidak membuktikan bahwa seseorang terdaftar dengan benar, tetapi itu membuat pemeriksaan menjadi jauh lebih mudah.

Sebelum membayar siapa pun, ada baiknya memastikan siapa mereka dan bagaimana mereka beroperasi. Agen migrasi harus menampilkan MARN (nomor pendaftaran agen migrasi) mereka dalam iklan berdasarkan s25 Kode. Jika detailnya tidak jelas, periksa operator sebelum ada uang yang berpindah tangan.

Untuk apa akun klien menurut section 50#

Bagian 50 dari Migration Agents Code of Conduct 2021 mengatur akun klien. Sederhananya, akun klien adalah akun terpisah yang digunakan untuk uang klien dalam situasi tertentu. Ini tidak sama dengan akun bisnis biasa agen yang digunakan untuk uang operasional praktiknya sendiri.

Pemisahan ini penting ketika uang disimpan atas nama klien, bukan langsung menjadi biaya milik agen sendiri yang telah diperoleh. Contohnya dapat mencakup uang yang disimpan di muka untuk pekerjaan di masa depan, atau uang yang disimpan untuk tujuan tertentu yang belum digunakan. Penanganan tepatnya bergantung pada perjanjian dan keadaan, tetapi gagasan intinya adalah pemisahan dan akuntabilitas.

Rekening klien membuat catatan yang lebih jelas tentang uang mana yang menjadi milik klien, mana yang sudah digunakan, dan mana yang tersisa. Itu mengurangi kebingungan jika pekerjaan berakhir lebih awal, jika ada sengketa tentang pengembalian dana, atau jika klien meminta rincian ke mana dana digunakan.

Aturan uang lainnya dalam Kode melengkapi hal ini. Section 42 mewajibkan perjanjian tertulis (service agreement), s46 mewajibkan struktur biaya dijelaskan dan s49 mewajibkan faktur dan tanda terima. Jika dilihat bersama, aturan-aturan ini dimaksudkan untuk menghentikan pengaturan yang samar seperti, "tinggal transfer uangnya dan nanti kami urus".

Tidak setiap pembayaran yang dilakukan kepada agen masuk ke akun klien. Biaya profesional yang jatuh tempo dan harus dibayar berdasarkan perjanjian yang benar dapat diperlakukan berbeda dari uang yang dipegang dengan syarat mirip perwalian untuk klien. Poin penting bagi konsumen adalah harus ada penjelasan yang jelas tentang untuk apa uang itu, ke mana uang itu dibayarkan, dan bagaimana tanda terimanya akan diberikan.

Pembayaran tunai sulit dibuktikan#

Uang tunai tidak otomatis tidak patut, tetapi ini adalah bentuk pembayaran yang paling sulit dibuktikan kemudian. Jika tidak ada faktur, tidak ada perjanjian tertulis, dan tidak ada tanda terima, perselisihan bisa menjadi perkataan satu orang melawan perkataan orang lain. Bahkan jika tanda terima diberikan, uang tunai meninggalkan jejak yang lebih tipis daripada transfer bank atau pembayaran kartu.

Hal itu dapat menjadi penting beberapa bulan kemudian. Seorang klien mungkin perlu menunjukkan bahwa biaya telah dibayar, bahwa uang muka telah diambil, bahwa pengembalian dana telah dijanjikan, atau bahwa seseorang mengaku sebagai penasihat profesional. Tanpa catatan, masing-masing hal itu lebih sulit dibuktikan.

Code mewajibkan faktur dan tanda terima, lihat s49. Code juga mewajibkan catatan disimpan selama tujuh tahun, lihat s56. Catatan tersebut menjadi jauh lebih berguna ketika pembayaran asli dapat dicocokkan dengan transfer bank, transaksi kartu, atau catatan independen lainnya.

Uang tunai juga dapat membuat perbandingan penawaran menjadi kurang jelas. Penawaran tertulis dengan layanan yang dirinci dapat diperiksa dengan tagihan berikutnya. Pengaturan tunai yang dibuat lewat panggilan telepon atau aplikasi pesan biasanya tidak bisa.

Pembayaran ke negara ketiga atau pihak ketiga yang tidak terkait#

Permintaan untuk membayar biaya ke rekening bank di negara lain, atau kepada orang yang tidak disebutkan dalam perjanjian, dapat menimbulkan risiko tambahan. Pembayaran itu mungkin masih dapat dipulihkan atau dijelaskan dalam beberapa kasus, tetapi lebih sulit untuk menghubungkannya dengan penyedia layanan profesional Australia jika jejaknya melalui orang lain.

Ini sangat penting jika layanan tersebut dikatakan sebagai bantuan imigrasi Australia (Australian immigration assistance). Orang yang melakukan pekerjaan itu mungkin berada di Australia, di luar negeri, atau bekerja di keduanya, tetapi identitas penyedia tetap harus jelas. Jika kontraknya dengan satu bisnis dan uangnya masuk ke orang lain di negara lain, ketidaksesuaian itu perlu penjelasan yang jelas secara tertulis.

Mungkin ada alasan yang sah untuk entitas terkait, platform penagihan, atau kantor internasional. Tetapi catatannya tetap harus selaras. Dokumen penunjukan, faktur, tanda terima, dan tujuan pembayaran harus menceritakan hal yang sama tentang siapa yang dibayar dan untuk layanan apa.

Pembayaran melalui negara ketiga juga dapat membuat pengaduan lebih sulit. Jika klien kemudian perlu melaporkan perilaku, meminta catatan uang titipan, atau mempermasalahkan biaya, uang tersebut mungkin telah berpindah ke luar bisnis yang disebutkan dalam dokumen. Itu tidak otomatis menghapus hak, tetapi dapat membuat fakta menjadi lebih lambat dan lebih sulit dibuktikan.

Jika ada hal yang tampak tidak konsisten, sebaiknya perlambat dan minta agar perjanjian tertulis, faktur, dan rincian pembayaran diselaraskan sebelum pembayaran. Konsumen juga dapat membaca consumer guide dan, jika sudah ada masalah serius, halaman pengaduan.

Pembayaran di luar pembukuan membuat Anda rentan#

Pembayaran di luar pembukuan adalah pembayaran yang tidak dicatat dengan benar dalam dokumen normal bisnis tersebut. Ini bisa berupa uang tunai tanpa tanda terima, transfer yang diberi label sebagai "hadiah", pembayaran kepada teman atau kerabat, atau permintaan untuk membiarkan deskripsi tagihan kosong. Daya tarik langsungnya sering kali adalah kemudahan atau harga yang lebih rendah. Masalah jangka panjangnya adalah bukti.

Jika layanan kemudian bermasalah, pembayaran di luar pembukuan dapat membuat klien tidak memiliki bukti yang andal tentang jumlah yang dibayar, tanggal, tujuan, atau identitas penerima. Ini juga dapat menyulitkan untuk menunjukkan apakah pembayaran itu untuk biaya profesional, pekerjaan dokumen, biaya Department, atau sesuatu yang sama sekali lain.

Kurangnya bukti itu penting dalam sengketa tentang pengembalian dana, tidak dilaksanakannya layanan, dan pernyataan yang menyesatkan. Ini juga dapat penting jika klien perlu menunjukkan bahwa mereka telah menunjuk seorang perwakilan, misalnya ketika Form 956 relevan berdasarkan s312A dari Migration Act. Catatan tidak menentukan setiap sengketa, tetapi tanpa catatan hampir setiap sengketa menjadi lebih sulit.

Pengaturan di luar pembukuan juga dapat menimbulkan risiko dokumen. Jika seseorang beroperasi di luar sistem bisnis normal, mungkin ada kontrol yang lebih sedikit atas penanganan berkas, pengembalian dokumen, dan penyimpanan. Code mewajibkan dokumen dikembalikan dalam 14 days dalam keadaan tertentu, lihat s54, dan catatan disimpan selama seven years berdasarkan s56.

Biaya yang ditawarkan lebih rendah tidak selalu lebih murah pada akhirnya. Jika jejak pembayaran hilang, klien mungkin hanya memiliki sedikit cara praktis untuk membuktikan apa yang terjadi.

Seperti apa biasanya jejak pembayaran yang bersih#

Proses pembayaran profesional yang normal tidak rumit. Pertama ada informasi konsumen dan perjanjian tertulis, termasuk struktur biaya, lihat s38, s42 dan s46. Lalu ada faktur, diikuti pembayaran ke rekening yang disebutkan oleh praktik tersebut dan tanda terima menurut s49.

Dokumen-dokumen tersebut harus konsisten satu sama lain. Nama bisnis, ABN jika berlaku, detail kontak, dan deskripsi layanan harus cocok di seluruh perjanjian, faktur, dan tanda terima. Jika uang disimpan untuk klien alih-alih langsung diambil sebagai biaya yang telah diperoleh, harus ada penjelasan yang jelas tentang bagaimana uang itu ditangani, termasuk pengaturan rekening klien berdasarkan s50.

Orang yang memberikan bantuan imigrasi juga harus dapat diidentifikasi. Agen migrasi harus mencantumkan MARN (nomor pendaftaran agen migrasi) mereka dalam iklan berdasarkan s25, dan mereka tidak boleh menjamin hasil berdasarkan s26. Jika penjual menjanjikan hasil yang dijamin dan meminta uang melalui saluran yang tidak dapat dilacak, kombinasi itu adalah tanda peringatan.

Untuk perencanaan biaya umum, estimator biaya dapat membantu untuk perkiraan anggaran secara umum. Untuk membandingkan penawaran, penawaran tertulis yang dirinci memudahkan untuk melihat apakah dua penyedia mengenakan biaya untuk pekerjaan yang sama.

Pertanyaan umum#

Apakah agen migrasi boleh meminta saya membayar ke rekening bank pribadi?#

Permintaan ke rekening pribadi bukan pola yang normal untuk layanan profesional, karena membuat jejak pembayaran lebih sulit diverifikasi. Perjanjian tertulis, faktur, dan tanda terima harus cocok dengan jelas dengan orang atau bisnis yang memberikan layanan, dan agen migrasi harus mengikuti aturan Kode tentang perjanjian, biaya, dan tanda terima dalam s42, s46, dan s49.

Untuk apa akun klien digunakan dalam biaya agen migrasi?#

Rekening klien berdasarkan s50 adalah untuk uang yang disimpan atas nama klien dalam situasi ketika dana tersebut bukan sekadar uang operasional milik praktik itu sendiri. Tujuannya adalah pemisahan, pencatatan, dan akuntabilitas, sehingga ada catatan yang lebih jelas tentang uang mana yang menjadi milik klien dan bagaimana uang itu telah digunakan.

Apakah aman membayar tunai untuk bantuan visa?#

Uang tunai lebih sulit dibuktikan daripada transfer bank atau pembayaran kartu, terutama jika tidak ada faktur atau tanda terima. Jika sengketa dimulai kemudian tentang jumlah yang dibayar, tujuan pembayaran, atau siapa yang menerimanya, uang tunai biasanya memberikan bukti independen yang lebih sedikit.

Bagaimana jika seseorang ingin pembayaran dikirim ke negara lain untuk layanan migrasi Australia?#

Pembayaran ke negara lain tidak otomatis tidak semestinya, tetapi dokumen harus menjelaskan dengan jelas siapa yang dibayar, mengapa rekening itu digunakan, dan bagaimana hubungannya dengan penyedia yang disebutkan dalam perjanjian. Jika kontrak, faktur, dan tujuan pembayaran tidak cocok, membuktikan transaksi itu nanti bisa menjadi jauh lebih sulit.

---

Tentang panduan ini. Ini adalah informasi umum tentang bagaimana suatu proses bekerja di Australia. Ini bukan immigration assistance dan ini bukan nasihat tentang situasi Anda. Berdasarkan section 280 dari Migration Act 1958 hanya registered migration agent atau Australian legal practitioner yang dapat memberi Anda itu. Biaya pemerintah diindeks dan sebagian besar berubah pada 1 July, jadi periksa angka apa pun di immi.homeaffairs.gov.au, dan periksa agen mana pun di register OMARA.